Hvordan har dine medarbejdere det?
Trives de; er de glade; har de det godt?
I dette indlæg kigger vi nærmere på medarbejdernes trivsel, og hvordan du kan få indsigt i det psykiske arbejdsmiljø. En indsigt der er essentiel for at tage dig bedst muligt af dine medarbejdere.
Læs med, og du vil få…
- En introduktion til, hvad trivsel er
- Gode grunde til, hvorfor du bør udføre en trivselsundersøgelse
- Den nødvendige information til selv at kunne udføre en trivselsundersøgelse
En ny undersøgelse foretaget af EU-OSHA viser, at halvdelen af arbejdstagerne synes, at de udsættes for alvorligt tidspres eller en uoverskuelig stor arbejdsbyrde på deres arbejdsplads. Samtidig oplever de arbejdsrelaterede sundhedsproblemer, der ofte forbindes med stress.
Undersøgelsen viser også, at antallet af stressramte medarbejdere er en opadgående kurve i hele Europa efter COVID-19.
Hvis vi skal stoppe den stigende kurve, er vi nødt til at have indsigt i, hvordan vores medarbejdere trives på (og udenfor) arbejdspladsen. Den indsigt får vi kun ved at give medarbejderne ordet. Og til det kan en trivselsundersøgelse være et effektivt redskab at gøre brug af.
Lad os først afdække… Hvad er trivsel?
Trivsel dækker over det enkelte menneskes velbefindende, som er med til at give dem følelsen af lykke, gåpåmod, overskud og handlekraft.
Trivsel har altså en stor betydning for den psykiske del af arbejdsmiljøet. Men det kan som arbejdsgiver være svært at se, om medarbejdere, teams og afdelinger trives eller mistrives.
”Trivsel” er et meget bredt sundhedsbegreb, der bliver brugt i mange henseende, bl.a. på arbejdspladser. Du kan se det som et holistisk sundhedsbegreb, der udtrykker en persons subjektive oplevelse af deres egen situation.
Men hvorfor er trivsel på arbejdspladsen vigtig?
Trivsel er med at til at gøre os effektive, sunde og glade.
Men for at vi kan være det, skal vi både trives som individ og som en del af en helhed. Der findes individuelle og fælles faktorer, der har indflydelse på netop det, og ingen af dem kan stå alene.
Den enkelte medarbejder kan ikke selv sikre sin trivsel – det er i hvert fald svært. Trivslen kommer heller ikke udelukkende fra arbejdsgiveren og ledelsen. Eller fra kollegaerne. Alle tre dele skal være til stede og spille sammen, hvis trivslen skal være i top.
Og hvordan finder du så ud af, om trivslen rent faktisk er i top på din arbejdsplads? Eller hvilke faktorer der kan skyldes, at den ikke er i top – eller at der er decideret mistrivsel? Det gør du ved at foretage en trivselsundersøgelse – jævnligt.
Hvad er en trivselsundersøgelse, og hvorfor skal du lave den?
En trivselsundersøgelse er et bidrag til at kunne kortlægge det psykiske arbejdsmiljø blandt jeres medarbejdere, og den er oplagt at lave i forbindelse med en APV (arbejdspladsvurdering).
En trivselsundersøgelse indeholder en lang række spørgsmål, der er relevante for arbejdspladsen såvel som medarbejderen. I de spørgsmål skal både de psykiske og fysiske forhold adresseres, så I får et fuldkomment indblik i, hvad medarbejderne er tilfredse og mindre tilfredse (eller utilfredse) med.
Med andre ord kan du med en trivselsundersøgelse undersøge, hvordan medarbejderne har det. Det gør, at du kan nå at fange det uhensigtsmæssige, før det er for sent.
Derfor bør du foretage trivselsundersøgelser
Der er mange gode grunde til, hvorfor din arbejdsplads bør foretage en trivselsundersøgelse:
- I kan mindske sygefraværet blandt medarbejderne.
- I kan arbejde mere effektivt og derved skabe bedre resultater.
- I får gladere og sundere medarbejdere, hvilket kan sikre længere fastholdelse.
- I tiltrækker nye talenter og medarbejdere.
- I mindsker omkostningerne ved sygefravær og rekruttering.
Hvad siger loven?
Loven siger ikke noget specifikt om trivselsundersøgelser. Dog siger den, at en arbejdsplads skal skabe et sundt og sikkert arbejdsmiljø (Bekendtgørelse af lov om arbejdsmiljø), og her kan bl.a. emner som trivsel og psykisk arbejdsmiljø høre under.
En trivselsundersøgelse kan være et essentielt redskab ifm. den lovpligtige APV, hvor netop trivslen kan afdækkes. Her kan svarene fra undersøgelsen være et vigtigt input til det løbende og regelmæssige arbejdsmiljøarbejde, hvis du formår at bruge dem aktivt.
Hvordan udfører du en trivselsundersøgelse?
Det kræver en del tid at forberede, afvikle og følge op på en trivselsundersøgelse, men det er time well spend.
Du og de involverede skal få lagt en konkret og systematisk plan, hvor alle relevante parter – ledelsen, arbejdsmiljøorganisationen og medarbejderne – er informeret omkring formål, indhold og deres rolle i det hele. Samtidig skal det hele også eksekveres ordentligt, og der skal følges op på resultaterne.
Før: Sådan forbereder du undersøgelsen
Hvem skal udføre trivselsundersøgelsen?
Først og fremmest skal I have planlagt, hvordan processen skal forløbe. Derfor skal I have afklaret, hvem der står for organisering af trivselsundersøgelsen.
En trivselsundersøgelse er som regel en del af arbejdsmiljøorganisationens arbejde, og mange udfører den som en del af den lovpligtige APV. Men det er op til jer, hvad der giver mening.
Hvad er formålet med undersøgelsen?
I skal også gøre det klart, hvad formålet er, og hvilke ambitioner/forventninger, I har for undersøgelsen. Hvad vil I rent faktisk bruge den til i praksis? I flere tilfælde kan det være oplagt at strukturere processen som ved en APV-proces.
Har I lavet en trivselsundersøgelse før? Så skal I finde den frem og undersøge, hvilke områder og handlinger der blev udpeget og iværksat sidst, og hvorvidt der er blevet fulgt op på disse. På den måde kan I sammenligne forrige undersøgelsesresultater med de nye fra denne trivselsundersøgelse.
Dernæst skal I have kommunikeret processen ud til medarbejderne og få styr på alle de praktiske forhold som svarprocent, tidsplan og anonymitet i forbindelse med selve undersøgelsen.
I bør også kommunikere, hvad resultaterne vil have af betydning for arbejdsmiljøindsatsen i virksomheden efterfølgende. Det kan være med til at motivere folk til at svare og svare fyldestgørende.
Hvad skal trivselsundersøgelsen indeholde?
Der er ikke nogen facitliste for, hvad trivselsundersøgelsen skal indeholde. Dog skal den give mening og være relevant for trivslen, afdelingen og arbejdspladsen. I skal altså ikke udføre den bare for at gøre det.
Spørgsmålene deri kan være meget forskellige fra arbejdsplads til arbejdsplads, men nogle eksempler på spørgsmål i en trivselsundersøgelse er:
- Er du overordnet set tilfreds med dit job?
- Føler du dig engageret og motiveret i dit arbejde?
- Føler du, at dit arbejde giver dig en følelse af opnåelse og mening?
- Er der et godt samarbejde mellem dig og dit team?
- Føler du, at du kan gå til din nærmeste leder med dine udfordringer?
Spørgsmålene kan udformes som ’ja/nej spørgsmål’, hvor du fx kan have en skala fra 1-5 eller fra ’meget enig’ til ’meget uenig’, men de kan også udformes som fritekst, så medarbejderne kan uddybe deres svar.
Ovenstående er bare eksempler og en brøkdel af det, du kan spørge om. Det vigtigste er, at I bl.a. får spurgt ind til selve trivslen, arbejdsindholdet, samarbejdet, det sociale, hvor meget arbejdet fylder i hverdagen, læring og udvikling, arbejdsbyrden, den nærmeste leder og ledelsen.
Under: Sådan udfører du trivselsundersøgelsen
Når trivselsundersøgelsen skal udføres, er det essentielt, at der er skabt optimale rammer for medarbejderne, der deltager. De rammer kan helt lavpraktisk bestå af x antal spørgeskemaer i papirformat eller en personlig kode til medarbejderne, så undersøgelsen kan besvares elektronisk og selvfølgelig anonymt.
For at få en høj svarprocent skal I give jeres medarbejdere mulighed for at besvare undersøgelsen i arbejdstiden og stille computere/tablets til rådighed til alle. I skal også give dem mulighed for at få afklaret spørgsmål senere hen, hvis der er opstået tvivl.
I kan fx drøfte problemstillingerne til personalemøder og tage nogle af temaerne og spørgsmålene op. Det er også vigtigt at få klargjort, hvilken tidsperioder der skal evalueres på, og hvornår undersøgelsen skal være besvaret.
Trivselsundersøgelser bør være anonyme, og det er vigtigt at skabe tillid til netop denne anonymitet. Det kan fx være, at I skal gøre brug af en personlig kode, der ikke er forbundet til en medarbejder. Det er også en mulighed at bruge trykt papir eller en ekstern software som fx vores APV- og survey-modul.
Efter: Sådan følger du op på undersøgelsen
Trivselsundersøgelsen er nu blevet besvaret – hvad skal der så ske?
Det er jo egentlig i opfølgningen, at det rigtigt vigtige arbejde ligger. Først og fremmest skal du vurdere og prioritere resultaterne.
Dernæst skal du sammenligne den nye trivselsundersøgelse med den forrige (hvis I har lavet en) og finde ud, om der er sket en forbedring på de indsatser, der er blevet implementeret. Det kan også være, at nogle af områderne kræver en yderligere undersøgelse, så I kan komme yderligere i dybden med problematikkerne.
Du skal klargøre, på hvilke områder der er utilfredshed og mistrivsel, og dernæst skal du sørge for at drøfte resultaterne med ledelsen. Her skal der særligt lægges vægt på ledelseskvaliteten. Husk at have et løsningsorienteret fokus og ikke pege fingre ad folk.
Du bør også drøfte resultaterne med de enkelte teams og afdelinger. Det giver nemlig mulighed for at gå i dialog med medarbejderne, så du eventuelt kan få resultaterne uddybet – på både godt og ondt. Det er med til at sikre, at alle trives på arbejdspladsen, og at I kan opnå et godt arbejdsmiljø.
Sidst, men ikke mindst, skal resultaterne giver jer et klar billede af, hvor der skal handles. I skal derfor have udarbejdet en handlingsplan og give mulighed for forankring og evaluering på hele processen.
Hvor ofte skal I udføre en trivselsundersøgelse?
En trivselsundersøgelse kan laves og udformes på mange måder, og derfor kan den også foretages af alle virksomheder, uanset størrelse eller branche. Det er forskelligt hvor ofte, en arbejdsplads udfører en trivselsundersøgelse; den skal udføres så oftest, det giver mening for jer.
Nogle laver én stor undersøgelse årligt, mens andre foretager en dybdegående undersøgelse hvert andet år, men så flere små i løbet af året. Mange følger lovkravene for APV’en, der lyder på minimum hvert tredje år. Vi mener dog, at du bør foretage den slags undersøgelser så ofte, som det overhovedet giver mening for jeres arbejdsplads.
Effektivt HSE-arbejde med EcoOnline EHS
Med EcoOnlines EHS-løsning engagerer du alle virksomhedens medarbejdere i arbejdsmiljøarbejdet:
- Brug vores APV-skabeloner eller lav dine egne
- Planlæg og gennemfør audits
- Uddeleger arbejdsmiljøopgaver og følg op
- Minimer risikoen for ulykker ved at lade medarbejdere anmelde arbejdsmiljørisici
- Se grafiske rapporter over dit arbejdsmiljø
- Og meget mere!
