I denne artikel ser vi på nogle af de vigtigste spørgsmål, når det gælder lovpligtige sikkerhedsrunderinger og arbejdsmiljøgennemgange. Vi gennemgår også de problemer, du typisk vil møde, når du skal iværksætte og håndtere dem.
Se en kort forklaring af emnet i videoen her:
- En introduktion til sikkerhedsrunderinger
- Hvor ofte laves der sikkerhedsrunderinger?
- Hvem foretager sikkerhedsrunderinger i en virksomhed?
- Hvorfor er sikkerhedsrunderinger så vigtige for din virksomhed?
- Hvorfor gennemføres der sikkerhedsrunderinger?
- Hvordan forbereder jeg en sikkerhedsrundering?
- Hvilke standarder skal der tages højde for?
- Hvordan foregår en sikkerhedsrundering?
- Hvordan kan teknologi understøtte sikkerhedsrunderinger?
- Hvad sker der efter en sikkerhedsrundering?
- Er det nødvendigt at gennemgå sikkerhedsrunderingen efterfølgende?
- Afsluttende bemærkning
En introduktion til sikkerhedsrunderinger
Programmer for sikkerhedsrunderinger er ikke bare proaktive sikkerhedsmål. De er også et vigtigt element, når du skal opbygge en sund arbejdsmiljøkultur. De er en kritisk del af ethvert arbejdsmiljøledelsessystem.
Kravene til sikkerhedsrunderinger varierer fra virksomhed til virksomhed. De afhænger af typen og kompleksiteten af aktiviteter, medarbejdernes kompetenceniveau, risikoniveauer, antal involverede medarbejdere og den generelle indstilling til arbejdsmiljø i organisationen.
Programmerne kan have forskellige former. De kan være systemiske (dvs. en holistisk tilgang til almindelige sikkerhedsproblemer, hvor hele operationssystemet gennemgås) eller ekstrinsiske (dvs. gennemgang af en enkelt afvigelse, der håndteres individuelt).
Sikkerhedsrundering er ikke det samme som en risikovurdering, som din arbejdsplads også bør udføre.
Hvor ofte laves der sikkerhedsrunderinger?
En sikkerhedsrundering kan være et planlagt eller uplanlagt besøg på en arbejdsplads eller på udvalgte områder i virksomheden. sikkerhedsrunderinger er nødvendige for at undersøge alle faktorer (udstyr, processer, materialer, bygninger, procedurer), som potentielt kan forårsage sundhedsproblemer eller personskader, grundigt.
De oplysninger, der kommer frem i løbet af en sikkerhedsrundering, anvendes ofte til at få klarlagt hvilke handlinger, der er nødvendige for at reducere potentielle farer. Et skema over planlagte gennemgange er et vigtigt element i en driftsvirksomheds arbejdsmiljøprogram og noget, som mange organisationer anvender i dag.
Hvem foretager sikkerhedsrunderinger i en virksomhed?
Interne kontrolbesøg: Såkaldte walk throughs, hvor medlemmer af ledelsen gennemgår den overordnede status for arbejdsmiljøforanstaltninger på arbejdspladsen. Internt laves også hændelsesinspektioner, som gennemføres efter markante hændelser på arbejdspladsen for at undersøge årsagerne bag.
Eksterne kontrolbesøg: Det kan også være kontrolbesøg, hvor sundheds- og sikkerhedsspecialister gennemgår de mere tekniske arbejdsmiljøkrav, eller generelle undersøgelser, hvor der kan være behov for særlige inspektioner af farlige områder og aktiviteter i driften.
Hvorfor er sikkerhedsrunderinger så vigtige for din virksomhed?
Arbejdsulykker er dyre. De koster i gennemsnit mellem 42.800 og 82.400 kr. afhængig af branchen. Kilde
Formålet med gennemgangene er at reducere - eller helt fjerne - enhver risiko for medarbejdere, kunder og offentligheden. Risiciene kan skyldes:
- dårlig hygiejne,
- risikofyldte arbejdsgange,
- adfærd eller utilstrækkelige politikker
- og manglende procedurer for sikker driftsstyring.
En konsekvent indsats er alfa og omega for at skabe et fysisk arbejdsmiljø, der ikke belaster medarbejderne eller udsætter dem for farer. De mest succesrige virksomheder betragter arbejdsmiljø som en prioritet. I disse virksomheder opstiller ledelsen derfor KPI’er for at sikre, at arbejdsmiljøprogrammerne konsekvent bliver gennemført og indlemmet i driftskravene.
Hvorfor gennemføres der sikkerhedsrunderinger?
Sikkerhedsrunderinger kan gennemføres af mange årsager. De kan gennemføres af:
- Myndighedsorganer for at kontrollere, at nationale lovkrav bliver overholdt.
- Eksterne auditteams med henblik på certificering i henhold til en given standard.
- Interne inspektionsteams som led i en intern audit eller et periodisk inspektionsprogram.
De fleste sikkerhedsrunderinger tilhører en af tre ovennævnte kategorier. Omfanget af inspektionen og auditteamets kvalifikationer afhænger af typen af inspektion.
Både eksterne runderinger og runderinger gennemført af myndighederne følger som regel en mere systematisk tilgang, hvor der bliver kigget på det samlede ledelsessystem, som virksomheden har implementeret for at håndtere arbejdsmiljøreglerne.
I disse tilfælde er inspektionsteamet som regel også mere specialiseret, både hvad angår deres tekniske arbejdsmiljøkompetencer og deres ekspertise i den specifikke driftssektor, de vurderer.
Hvordan forbereder jeg en sikkerhedsrundering?
For at sikre, at alle emner bliver dækket i løbet af inspektionen, er det en god ide for inspektionsteamet at lave en checkliste med en overskuelig punktopstilling over alle potentielle arbejdsmiljørisici. Listen varierer typisk efter arbejdsstedet.
For eksempel indeholder en checkliste til en kemikalie fabrik ikke de samme punkter som en checkliste til et kontormiljø. Det er derfor afgørende, at de inspektionsprogrammer og -dokumenter, der bliver anvendt i virksomheden, er fleksible og kan ændres eller udbygges med yderligere punkter.
Checklisterne må aldrig opfattes som værende permanente. De skal gennemgås og udbygges eller ændres efter behov. Det gælder f.eks. i forbindelse med nye maskiner eller ændrede processer, eller når der er sket en hændelse, der har afdækket tidligere uopdagede farer.
Hvilke standarder skal der tages højde for?
Der skal tages højde for internationale, nationale og regionale arbejdsmiljøstandarder i forberedelserne til enhver form for arbejdsmiljøaudit. Disse standarder kan være relateret til forskellige risikoområder i virksomheden, såsom arbejde i højden eller trange rum, elektrisk arbejde, retningslinjer for arbejde med farlige kemikalier, risici relateret til maskiner samt diverse fysiske, psykiske og ergonomiske sundhedsrisici.
Hvis der anvendes specialmaskiner eller -udstyr kan det være nødvendigt at gennemgå producentens sikkerhedsanvisninger og øvrige dokumentation. Der skal også tages højde for niveauet af medarbejderinvolvering i inspektionen.
I marts 2018 blev den internationale standard for arbejdsmiljøledelsessystemer (ISO 45001) udgivet. Et af de vigtigste fokusområder i den nye standard er medarbejderinddragelse, når der skal træffes beslutninger vedrørende arbejdsmiljøet. Derfor er mange organisationer nu begyndt at involvere medarbejdere og entreprenører fra forskellige arbejdsområder i deres arbejdsmiljøkomitéer og inspektionsprogrammer.
Hvordan foregår en sikkerhedsrundering?
Uanset om inspektionen udføres af et internt eller et eksternt team, er fremgangsmåden som regel den samme: Planlægning af inspektion på stedet, udarbejdelse af en checkliste over de områder, der skal besøges, valg af inspektionsteam med relevante kompetencer og ekspertise, gennemførelse af besøget og sidst men ikke mindst et afsluttende møde med henblik på klarlæggelse af handlinger og tildeling af ansvar.
Formålet med inspektionen er at fremme kontinuerlig forbedring af organisationens arbejdsmiljøprocedurer. Ved inspektionen bør følgende som minimum gennemgås:
- Risici og tilknyttede risikoniveauer i det inspicerede område.
- Effektivitet af nuværende sikkerhedsprocedurer og kontrolforanstaltninger
- Overholdelse af lovkrav
- Områder, der potentielt kan forbedres, hvad angår sikkerhedspraksis
- Tilgængelige ressourcer til håndtering af arbejdsmiljøkrav.
Læs også hvordan du laver en risikovurdering af arbejdsmiljøet >
Hvordan kan teknologi understøtte sikkerhedsrunderinger?
Brug af arbejdsmiljøsoftware er blevet mere udbredt igennem de seneste år, og mange virksomheder har på den måde øget deltagelsen drastisk og gjort processen mere effektiv.
Eftersom en stor del af det administrative arbejde med dataindhentning bliver klaret af softwaren, er mange af de opgaver, som driftspersonalet tidligere skulle udføre i forbindelse med sikkerhedsauditeringer, ikke længere nødvendige. Resultatet er en mere gnidningsløs og effektiv dataanalyse og rapporteringsproces.
Den førhen så dokumenttunge proces med ulykkesundersøgelser og årsagsanalyser, adfærdsbaserede sikkerhedsobservationer, rapportering af nærved-ulykker og afvigelser kan nu gennemføres meget hurtigere, samtidig med at dataregistrering og analyser kan gøres endnu bedre. Alt dette kan du gøre effektivt med EcoOnlines arbejdsmiljø-software.
Hvad sker der efter en sikkerhedsrundering?
Efter en inspektion er det vigtigt, at de indhentede oplysninger bliver nøje gennemgået, og at der bliver iværksat korrigerende handlinger, hvis der er blevet identificeret en betydelig risiko. Det er ikke altid en ligetil opgave, og mange af observationerne og fundene skal måske vurderes af eksperter på området for at få defineret et optimalt handlingsforløb.
Resultaterne af sikkerhedsrunderingen skal betragtes som indikatorer for effektiviteten af indførte politikker og arbejdsgange, og de bør gennemgås med henblik på mulige forandringer. I sidste ende bør alle identificerede farer elimineres eller minimeres, og det er derfor vigtigt, at den ansvarlige linjeleder bliver informeret om forestående farer, så der kan iværksættes korrigerende handlinger i tide.
Nogle gange kan fundene også anvendes til at identificere tendenser og som en hjælp til opfølgning på effektiviteten af virksomhedens arbejdsmiljøprogram. For eksempel kan mange organisationer, der implementerer et adfærdsbaseret sikkerhedsprogram, bruge disse muligheder til at gennemføre adfærdsmæssige observationer eller identificere nær-ved-ulykker i forbindelse med besøget.
Download: Tjekliste til sikkerhedsrunderinger >
Er det nødvendigt at gennemgå sikkerhedsrunderingen efterfølgende?
I de afsluttende drøftelser efter inspektionen kan en gennemgang belyse behovet for uddannelse og årsagerne til, at visse områder er ramt af flere hændelser med henblik på prioritering af korrigerende handlinger og identificering af områder, der har brug for ressourcer eller yderligere og mere dybdegående analyser.
I forbindelse med udtænkningen af handlingsplaner er det vigtigt at prioritere risikostyringsforanstaltningerne ved hjælp af det såkaldte hierarki for farekontrol. Handlingsplanen bør drøftes og besluttes i samråd med teamet, før der tages beslutninger om korrigerende handlinger.
Nogle gange er det ikke muligt at indføre en korrigerende handling med det samme. I sådanne tilfælde er det vigtigt at give en rimelig frist for gennemførelse af handlingen og at redegøre for årsagerne til, at der er behov for en længere tidsfrist.
Afsluttende bemærkning
Ved at udarbejde, implementere og aktivt deltage i proaktive og strømlinede sikkerhedsrunderinger og arbejdsmiljøgennemgange på stedet kan organisationer evaluere og forbedre risikostyringen på deres arbejdspladser.
Det er altafgørende, at ledelsen går forrest med det gode eksempel og sikrer, at programmerne får den nødvendige opmærksomhed. Teamledere skal tydeliggøre retningen, motivere medarbejderne til at deltage og hjælpe med at afstemme inspektionerne i forhold til organisationens overordnede mål og visioner.
