Sådan tager du styring over arbejdsmiljøet

EcoOnline Blog

Arbejdsmiljø og sikkerhed på arbejdspladsen er to emner, der favner bredt, og at få et komplet overblik kan derfor være en langhåret og tidskrævende opgave. Med dette indlæg håber vi dog at give dig det indledende overblik (og overskud), du har brug for, for at komme godt i gang med dette arbejde.

Med dette indlæg kan du

  • Få styr på, hvilke forskellige krav, der kan være til arbejdet med arbejdsmiljø – herunder lovgivningen på området;
  • Få viden om, hvilke fordele du opnår ved at arbejde mod et bedre arbejdsmiljø;
  • Få indsigt i, hvordan du strukturerer arbejdsmiljøarbejdet ved hjælp af forskellige værktøjer;
  • Og få gode råd til, hvordan du lykkes.

Indlægget er baseret på et webinar afholdt af vores HSE Instructor, der besidder mange års erfaring inden for arbejdsmiljøarbejde og EHS. Vil du hellere se webinaret end læse indlægget, så kan du tilgå det gratis on-demand – det tager ca. 45 minutter.

Se webinaret on-demand her >

 

Et indledende overblik

Note: Gennem indlægget vil vi bruge ’arbejdsmiljøarbejdet’ og ’EHS-arbejdet’ som synonymer for samme ting. EHS står for ’Environment, Health & Safety’.

For at skabe det første overblik over dette område, har vi lavet dette flow, som er inddelt i fire ’overskrifter’ for arbejdsmiljø- eller EHS-arbejdet:

Arbejdsmiljø overblik | EcoOnline

Første overskrift er ”Krav”, som ikke kun dækker over lovgivningen, men også andre former for krav, du bør være opmærksom på.

Anden overskrift er ”EHS som den udførende del”. Herunder ligger de instanser, som har den øverste udførende rolle i forbindelse med arbejdsmiljøarbejdet.

”EHS opgaver” dækker over en række af de mere konkrete opgaver, der ligger i arbejdet med EHS og arbejdsmiljø. Dette skal ikke ses som en statisk eller endelig liste; der kan ligge både flere og færre opgaver herunder, alt efter hvilken organisation og hvor mange ressourcer, der er tale om.

Endelig er der ”Ekstern opfølgning”, som dækker over den opfølgende del af arbejdet, og denne kan altså også indeholde forskellige aktører.

Nedenfor dykker vi særligt ned i overskrift 1 og 3.

 


Kravene til arbejdsmiljø i Danmark

Det der oftest sætter skub i arbejdsmiljøarbejdet, er lovkrav.

Arbejdsmiljøloven er den lov, der regulerer forholdene omkring arbejdsmiljøet i de danske virksomheder, og denne er opbygget på følgende måde:

Arbejdsmiljøloven | EcoOnlineLovkravene i Arbejdsmiljøloven er på de fleste områder meget overordnede ift., hvordan reglerne for arbejdsmiljø skal være. Derfor er der udstedt en række supplerende bekendtgørelser, som går mere i detaljer med disse krav – i modellen er de fire vigtigste nævnt. Til disse bekendtgørelser findes der nogle vejledninger fra Arbejdstilsynet omkring, hvordan man kan tolke og forstå bekendtgørelserne. Disse er ikke endegyldige, men kan gøre arbejdet mere håndgribeligt for dig.

 

Arbejdsmiljøsystemet i Danmark

I Danmark har vi organiseret arbejdet omkring arbejdsmiljølovgivningen på følgende måde:

Arbejdsmiljøsystemet i Danmark | EcoOnline

Hvad der særligt er værd at nævne i denne forbindelse er:

  1. at denne organisering vil variere fra land til land, og du bør derfor kende til systemet og kravene i det pågældende land, hvor din virksomhed opererer
  2. at der under ’Branchearbejdsmiljørådet’ ligger fem forskellige branchefællesskaber, som kan være meget nyttige at kende til. Dem kan du finde på BFAs hjemmeside, og de er inddelt i: Velfærd og Offentlig Administration, Bygge & Anlæg, BFA Industri, Handel, Finans & Kontor samt Transport, Service, Turisme & og Jord til Bord
  3. at du som virksomhed kan få adgang til rådgivning på arbejdsmiljøområdet

 

Hvilke lovkrav til arbejdsmiljøarbejdet skal du leve op til?

Indenfor lovgivningen findes der en række krav, du som virksomhed skal leve op til. Disse dækker over:

  • Rapportering af ulykker til virk.dk, hvis ulykken har forvoldt skade, der strækker sig udover flere dage end den dag, hvor ulykken skete
  • Bekendtgørelser
  • Krav til arbejdsmiljøorganisationen og opgaver i denne forbindelse – alt efter virksomhedens størrelse
  • Samarbejde med Arbejdstilsynet (AT)

 

Udover lovkravene har nogle virksomheder udarbejdet det, der hedder en ’Code of Conduct’, som handler om virksomhedens etiske regler. Den kan f.eks. indeholde standpunkter til, hvordan I forholder jer til børnearbejde, til miljø og bæredygtighed, til jeres leverandører o.l., og denne ’Code of Conduct’ lægger så til grund for, hvilke krav virksomheden stiller til medarbejdere, kunder, samarbejdspartnere osv. Dette er altså ikke et lovkrav, men nærmere en forpligtelse som virksomhed.

En type af krav vi ser mere og mere, er kundekrav til virksomhederne; de ønsker at kunne stå inde for hele forsyningskæden og dermed også deres leverandører. Igen er her ikke tale om lovkrav, men der kan blive stillet bestemte krav fra kunderne til både din virksomheds og jeres leverandørers arbejde, som I også vil forsøge at leve op til.

 

Der findes altså forskellige typer af krav fra forskellige parter, du bør kende og forholde dig til, når det kommer til arbejdsmiljø. Du kan måske ikke tage fat på dem alle på en gang, men du bør være opmærksom på dem – selvfølgelig særligt lovkravene.

 

Pst! Vil du lære om ISO 45001, og hvad en arbejdsmiljøcertificering kan gøre for din virksomhed? Læs vores guide til ISO 45001-ceritficering her >

 

Hvem har ansvaret for et godt arbejdsmiljø?

Ansvaret for et godt arbejdsmiljø påhviler både virksomhedens ledelse og medarbejdere, der i samarbejde bør løfte denne opgave. Arbejdsgiveren alene har det juridiske ansvar for arbejdsmiljøet – og må derfor have en stor interesse i at lykkes på dette område – men arbejdet bør og skal foregå i samarbejde mellem arbejdsgivere, ledere og medarbejdere.

 

Den udførende del af arbejdsmiljøarbejdet

Flere og flere virksomheder vælger at have en decideret EHS-afdeling. Dette kræver selvfølgelig en vis størrelse organisation eller en vis mængde ressourcer, men kan være en rigtig god ide, hvis man får alvor vil rykke noget på området. I en EHS-afdeling sidder de involverede der på fuld tid, modsat i en arbejdsmiljøorganisation, hvor der ikke er den samme mængde tid til rådighed.

I arbejdsmiljøorganisationen gælder det, at uanset størrelsen på virksomheden, så skal der være mindst én arbejdsmiljørepræsentant og ledelsesrepræsentant. Ved virksomheder med over 35 ansatte skal der være et dækkende antal arbejdsmiljøgrupper.

 


Det får du ud af et godt arbejdsmiljø

Udover at sikre overholdelsen af en række lovkrav, hvad kan arbejdsmiljøarbejdet så egentlig ellers? For én ting er at leve op til reglerne – det vil de fleste af os gerne – men en anden ting er at skabe en bedre forretning og en bedre arbejdsplads. Derfor får du her en række andre vigtige incitamenter for at prioritere arbejdet med arbejdsmiljø og sikkerhed.

 

5 konkrete fordele ved et godt arbejdsmiljø

1. Reducér dine omkostninger – Der kan være mange omkostninger at spare på håndtering af ulykker, opfølgende handlinger, udeblivelse af dine medarbejdere, produktionsstop m.m.

 

2. Skab en attraktiv arbejdsplads og bedre omdømme – Mange virksomheder oplever dårlig omtale som resultat af et dårligt eller usikkert arbejdsmiljø. Men modsat oplever mange virksomheder også, at det bliver nemmere at tiltrække og fastholde de dygtige medarbejdere, når arbejdssikkerheden og miljøet er i orden – eller som minimum højt på agendaen.

 

3. Sikr konkurrencedygtigheden – Din virksomhed kan også opleve, at det bliver nemmere, og I bliver bedre til at tage fat om kundernes krav, og det kan være med til at sikre en konkurrencefordel i markedet.

 

4. Minimér dine risici – Det giver måske sig selv, men arbejdsmiljøarbejdet kan minimere virksomhedens risici på både sikkerhed og arbejdsmiljø, men faktisk også på kvalitet – I kan minimere mængden af fejl og dermed øge kvaliteten på det, I leverer.

 

5. Opnå en sikkerhedskultur – Det tager tid, men med den rette indsats kan din virksomhed opnå det, vi kalder en sikkerhedskultur, hvor virksomhedens kultur og værdier simpelthen bliver gennemsyret af, at ledelsen og medarbejderne tænker sikkerhed og sundhed.

 

Få flere fordele ved et godt arbejdsmiljø og sikkerhed på arbejdspladsen i vores indlæg ”Sikkerhed på arbejdspladsen: Derfor betaler det sig” her >

 


Dine opgaver i arbejdsmiljøarbejdet

Som nævnt i den indledende model med overblik over arbejdsmiljøarbejdet, så dækker opgaverne over en række konkrete opgaver, som vil variere, alt efter hvilken organisation og hvor mange ressourcer, der er tale om. Forestil dig, at du har en arbejdsmiljø-værktøjskasse, hvori der ligger en masse forskellige værktøjer. Når du skal ’bygge’ et godt arbejdsmiljø, kan du vælge at bruge disse værktøjer. Du kan nok ikke bruge dem alle på en gang, men find de værktøjer, der passer til din virksomhed, jeres ressourcer og prioriteringer.

Arbejdsmiljø-værktøjer | EcoOnline

Et godt udgangspunkt kan være at lave en EHS-håndbog, der beskriver de forskellige værktøjer; hvad de kan; og hvad de betyder for jeres virksomhed i praksis. Det vil være til glæde for både ledelse, medarbejdere og dig, der arbejder med EHS.

 

Det første værktøj: Risikovurdering

Hvad er en risikovurdering?

En risikovurdering er en vurdering af risici i forbindelse med en arbejdsopgave eller funktion. Denne kan kun foretages, hvis der iblandt deltagerne i risikovurderingen er mindst én, der repræsenterer den pågældende arbejdsopgave eller funktion samt én, der kender risikovurderingsprocessen.

En risiko er et udtryk for sandsynlighed og konsekvens ved en uønsket situation, der potentielt kan føre til et uheld, hvis ikke den stoppes undervejs. Derfor vil vi selvfølgelig prøve at stoppe denne risiko, og det gør vi ved at lave en vurdering af de risici, der er forbundet med et givent område – det kan være f.eks. en funktion eller en proces.

 

Hvad er formålet med risikovurderingen?

Formålet med risikovurderingen er at opdage så mange risici som muligt og nedbringe dem til et acceptabelt niveau.

Hvis vi er gode til at møde risiciene med nogle gode, effektive korrigerende handlinger, så kan vi stoppe dem. Men når vi ikke at stoppe dem, kan de blive til 1) usikre forhold/handlinger, 2) nærved-hændelser og i værste tilfælde 3) ulykker. Fra risikoens ’startpunkt’ er der altså flere stadier, hvor du kan nå at lave korrigerende handlinger, der sikrer, at de ikke bliver til en af de tre ovenstående.

 

Hvordan foretager du en risikovurdering?

Når du identificerer en opgave eller en funktion, beskriver du dens konkrete fare i form af sandsynlighed og konsekvens, som udgør risikoen ved den pågældende opgave eller funktion. Herefter finder du ud af, hvem der kan være udsat for denne, og det giver dig din risiko. Til denne risiko knytter du så nogle korrigerende forebyggende handlinger, og når de er foretaget, skulle risikoen gerne være nedbragt. Til dette arbejde kan du f.eks. lave en risiko-matrix, hvor du bruger tal og farvekoder til at vurdere alvorligheden og sandsynligheden ved dine risici.

Risikovurderinger laves på både arbejdsopgaver og funktioner, men bør også foretages på kemiske materialer og stoffer i din virksomhed. I denne guide kan du læse mere om, hvordan du foretager en kemisk risikovurdering >

 

Det andet værktøj: APV / Arbejdspladsvurdering

Nu sidder du måske og tænker ”Hvorfor skal jeg både lave en risikovurdering og en APV?”. Og hvis du gør det, er du bestemt ikke den eneste. Men der er faktisk forskel på de to.

Forskellen på en risikovurdering og en APV ligger i den personlige tilgang. Når vi laver en APV, spørger vi medarbejderne, hvordan de oplever tingene, hvor risikovurderingen udelukkende fokuserer objektivt på en proces eller et område.

 

Hvad er en ’APV’?

En APV eller arbejdspladsvurdering er en proces, hvor man systematisk vurderer medarbejdernes vilkår at arbejde under på en lang række punkter, herunder tilfredshed, arbejdsvilkår, arbejdsmiljø, sundheds- og sikkerhedsrisici. Arbejdspladsvurderingen skal foretages minimum hvert tredje år, men du bør altså følge op på arbejdet noget oftere.

 

Rammerne for din APV

Når vi snakker APV, har du metodefrihed til at foretage din arbejdspladsvurdering. Dette kan gøres på mange måder som f.eks. spørgeskema, workshop, interviews osv.

 

Vil du lære mere om, hvordan du skaber værdi med APV-processen på din arbejdsplads, så tilmeld dig vores webinar i april "Skab værdi med APV-processen" her >

 

Andre værktøjer

EHS-værktøjskassen består af langt flere værktøjer end de to ovennævnte, men hvis vi skulle gå i dybden med dem alle i dette indlæg, ville vi holde på dig hele dagen. Derfor gemmer vi disse til en anden god gang.

 


Sådan lykkes du med arbejdsmiljøarbejdet?

Rom blev ikke bygget på en dag. Vi ved, at arbejdsmiljøarbejdet kan være en stor mundfuld, men vi håber alligevel at dette indlæg har givet dig lidt bedre overblik og overskud til at komme i gang eller fortsætte, hvor du er.

Til sidst vil vi lige give dig et par gode tips med på vejen til, hvordan du kommer i mål:

  • Din virksomhed har brug for de rette kompetencer, den rette vilje og det rette klima
  • Ledere og medarbejdere i din virksomhed skal åbent kunne diskutere arbejdsmiljøet – opbakning fra topledelse er altafgørende
  • Din virksomhed skal arbejde aktivt og kontinuerligt med opgaverne

 

Brug et system

I rigtig mange af EHS-opgaverne ligger der nogle løbende opfølgende handlinger. Derfor kan du få stor gavn af at finde system til styring af dine opgaver. Måske har du allerede 100 forskellige Excel-ark og dokumenter, som du skal holde styr på, og hvis du ikke gør det og ikke følger op, risikerer du, at tingene forbliver status quo eller endda forværres.

Hos EcoOnline tilbyder vi en EHS-software, der samler alle dine opgaver, så du får styring og overblik ét sted. Hvis du vil gøre arbejdsmiljøarbejdet nemmere, vil vi meget gerne vise dig, hvordan vores software kan gøre netop dét.

Ja tak, gør det nemmere for mig

Offentliggjort
22. January 2021