Digitalisering af din kriseplan + 7 tips til kriseplanen

Har alle dine kollegaer styr på, hvordan de skal agere i en krisesituation?

I dag arbejder vi både på kontor og remote, og derfor kan det nogle gange være svært at sikre, at alle medarbejdere har de samme informationer. Men alle bør vide, hvordan de skal agere i forskellige krisesituationer som fx brand, IT-nedbrud eller ulykker. Med et digitalt krisestyringssystem kan du kortlægge og øve din kriseplan, så du og dine kollegaer er godt forberedt på nødsituationer.

I dette indlæg gennemgår vi, hvorfor du bør lave risikovurdering og digitale kriseplaner, og så får du 7 konkrete tips til din virksomheds kriseplan.

Få styr på dine medarbejderes sikkerhed

Har du en plan for, hvordan du skal agere ved fx

• GDPR-brud
• hackerangreb
• indbrud
• brand
• gaslækage
• angreb
• når personalet bliver er truet
• kemisk lækage?

Dine medarbejdere skal vide, at der er taget hånd om deres sikkerhed, når de går på arbejde. Både ved de daglige arbejdsopgaver og -processer og i tilfælde af en ulykke eller krise.

Når I arbejder med risikovurdering på arbejdspladsen og laver en kriseplan, skaber I en bedre forståelse for de risici, der findes, og hvordan de kan håndteres. Når krisen opstår, handler det om øjeblikkelig mobilisering for at redde liv og sikre værdier. Derfor er det kritisk, at dem, der er involveret i kriseplanen, har øvet den og ikke er i tvivl om, hvad de skal gøre. Det er den eneste måde, I kan sikre medarbejdernes sikkerhed.

Lav en plan og øv den

Med et øvelsessystem kan du og dine kolleger øve kritiske situationer ved forskellige scenarier. Ved at øve kan I synliggøre ’svaghederne’ i jeres kriseplan og løbende forbedre den.

Læs også blogindlægget ’4 grunde til, at du bør have en kriseplan’ her >

Krisehåndteringens gyldne time

Inden for krisehåndtering er der et begreb, der kaldes ’den gyldne time’.

Helt enkelt går det ud på, at du skal handle hurtigt den første time af en krise. Den første time er afgørende for din kontrol over krisens udvikling. Derfor er det vigtigt at komme i gang med krisearbejdet så hurtigt som muligt, og det vil et digitalt værktøj hjælpe dig med.

Med et digitalt krisestyringssystem kan du mobilisere de rette personer, uanset tid og sted. Hvis en hændelse sker i weekenden, kan ledere stadig blive involveret ved bl.a. at bruge tekstbeskeder og telefonmøder på mobilen til at kommunikere.

Med Crisis Manager vil kriseplanen være digital, og derfor kan I agere hurtigt og efter de aftalte procedurer. Og med blot ét tryk på en knap kan flere få indsigt, så I har bedre forudsætninger for at få kontrol over situationen.

7 tips til din kriseplan

1: Opret en krisestyringsgruppe
Håndteringen af en krise handler om at arbejde professionelt på tværs af afdelinger og funktioner. I en krisestyringsgruppe bør I involvere flere forskellige teams og personer. Den kan bl.a. også stå af medlemmer fra arbejdsmiljøorganisationen.

Ting I bør overveje i gruppen:

• Hvordan kan I hurtigst muligt kan samle krisestyringen til et telefonmøde?
• Hvordan kan I bruge risikovurderingerne til at understøtte kriseplanen?
• Hvordan skal du og dine kolleger agere i den "gyldne time"?
• Kan et digitalt system gøre jeres krisehåndtering bedre og nemmere?

Husk! Hvis virksomheden ændrer sig, fx ved at du køber nye systemer eller flytter til nye lokaler, påvirker det også kriseplanen.

2: Øv og evaluér forskellige situationer
Afsæt tid til at øve og evaluere forskellige scenarier. Med Crisis Manager kan du evaluere og skrive rapporter, så du lettere kan se, hvilke forbedringer der skal foretages i kriseplanen. Sørg også for at oprette tjeklister og dokumenter, der gør det nemmere at følge rutinen, når en krisesituation opstår.

3: Opsæt alarmeringer, så I kan kommunikere og mobilisere hurtigt
Når en krise indtræder, eller der sker en ulykke, skal de rette personer alarmeres hurtigst muligt. Det kan de blive ved hjælp af et digitalt system. Her kan I oprette grupper i jeres kriseplan, der så modtager det rigtige budskab på det rigtige tidspunkt. Brug forskellige kanaler som fx SMS, talebeskeder, e-mail og apps til at sprede budskabet og involvere de personer, der har en rolle i kriseplanen.

4: Informér pårørende
Når kommunikation til pårørende er en del af en krise-tjekliste – og ved at indtaste oplysningerne digitalt – kan de pårørende hurtigt informeres. I kan vælge at udpege en bestemt person, der er ansvarlig for pårørende og for, at de informeres på det rette tidspunkt ifølge jeres kriseplan.

Tip! Sørg for at få oplysninger om pårørende (telefonnumre og e-mails), og lav en rutine for regelmæssigt at minde dem om at sende de nyeste oplysninger.

5: Hold statusmøder
Med statusmøder kan I gennemgå tjeklister for at se, hvad der skal gøres i den aktuelle situation, og så kan I planlægge de næste trin sammen. Ved at ’tjekke ind’ sammen kan I skabe et fælles situationsbillede og agere på baggrund heraf.

6: Log og registrér, hvad I gør undervejs
Det er vigtigt at registrere de handlinger, der er foretaget, herunder hvilke tekstbeskeder der er sendt ud, eller hvornår statusmøder har fundet sted. Det kan du gøre ved hjælp af en digital log, der automatisk registrerer handlinger, og du kan kombinere den med manuelle oplysninger for at få det bedste samlede billede.

7: Følg op på kriseplanen
Efter en hændelse/krise er det vigtigt at afsætte tid, ikke mindst i krisestyringsgruppen, til at følge op i fællesskab. Ved at gennemgå den digitale log og rapporter fra statusmøder kan opfølgningen ske hurtigere og mere smidigt. Her kan spørgsmål som de følgende besvares:

• Hvad kan forbedres i de nuværende tjeklister?
• Skal der suppleres med flere kolleger, eller skal der være færre i krisestyringsgruppen?
• Hvordan blev kommunikationen oplevet internt?
• Hvordan blev kommunikationen oplevet eksternt?

Opfyld lovkravene med en kriseplan

I Danmark et det et lovkrav, at virksomheder skal have en plan for sine medarbejdere, der viser, hvordan de skal forholde sig i nødsituationer, og hvordan de skal håndtere hændelser og kriser. En såkaldt beredskabsplan.

Læs mere om krisehåndtering og beredskabsplaner her >

Afhængigt af hvilken slags hændelse der sker, er der også forskellige myndigheder, der stiller krav og vil vide, hvordan du har handlet. Et eksempel er angreb på IT-systemer, hvor der er risiko for, at følsomme personoplysninger er blevet sendt ud (GDPR-brud).

Gennem et moderne, digitalt krisestyringssystem kan du sikre gennemsigtighed over for myndighederne ved hjælp af bl.a. logbogen, men også ved at kunne fremlægge en kriseplan.

Tip! Der er stor ekspertise i forskellige myndigheder, og at få feedback er en måde at øge sikkerhedsberedskabet på.